Global Administrative & Project Coordinator (w/m/x)

Talentor International GmbH
German FlagAT
heartIcon
shareIconshareIconprinterIcon

Global Administrative & Project Coordinator (w/m/x)

Haben Sie den Blick fürs große Ganze und fühlen sich beflügelt durch proaktives, eigenverantwortliches Unterstützen mit Gestaltungsspielraum? Sind Sie bereit für diese neugeschaffene Position mit vielseitigen, abwechslungsreichen Aufgaben im globalen Unternehmenskontext? Wollen Sie mehr erfahren? ...

Unser Klient ist ein eigentümergeführtes, pharmazeutisches Unternehmen, das weltweit agiert und sich dynamisch weiterentwickelt. Zur proaktiven und eigenständig koordinierenden Unterstützung eines Vorstandsmitglieds suchen wir eine fokussierte, engagierte und erfahrene Verstärkung im Wiener Headquarter (Innenstadt) mit ein bis zwei-monatlicher Reisetätigkeit an einen Produktionsstandort in Ostösterreich.

Global Administrative & Project Coordinator (w/m/x)

Vollzeit


IHRE KÜNFTIGE ROLLE

  • Eigenständige koordinative Unterstützung des Vorstandsmitglieds im Headquarter (HQ) und an einem Produktionsstandort in allen organisatorischen, administrativen und fachlichen Belangen
  • Koordination und proaktives Management von Terminen, Meetings und Dienstreisen mit globalem Outreach
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von (Management-)Präsentationen, Protokollen & Report (v.a. auf Englisch) oder Texten (u.a. Ghostwriting)
  • Wahrnehmung von Koordinations- und Informationsaufgaben (Recherche, Sammlung und Aufbereitung relevanter geschäftsbezogener Informationen)
  • Selbstständige Definition und Betreuung interner administrativer Abläufe sowie Erstellung von SOPs
  • Mitarbeit und Unterstützung bei positionsrelevanten Tätigkeiten
  • Kommunikationsschnittstelle zu den jeweiligen internen und externen Stakeholdern
  • Enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den definierten Abteilungen (u.a. mit dem Supply Chain Team, Finanz und den definierten Manufacturing Operations)


IHRE QUALIFIKATIONEN

  • Rund 10 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion - wünschenswert in einem global tätigen Life Science-/Pharma-Unternehmen
  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK, FH, Uni, etc.)
  • Führerschein (PKW)
  • Ausgeprägte Zahlenaffinität gepaart mit unternehmerischem Denken
  • Vorausschauendes Organisationstalent, das den Überblick und Blick fürs Ganze mitbringt
  • Freude, eigeninitiativ, eigenständig und hands-on arbeiten zu dürfen und zu müssen
  • Hohes Maß an zeitlicher Flexibilität sowie sehr hohe Einsatz- und Leistungsbereitschaft
  • Englisch und Deutsch mit hohem Sprachgefühl auf muttersprachlichem Niveau
  • Sehr hohe IT-Affinität / -Kompetenz und sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse (u.a. MS Word, Excel, Power Point); SAP (ByDesign)-Know-how wünschenswert
  • Sie stehen als Mensch für Ehrlichkeit und Korrektheit; Ihre ausgeprägte Loyalität, Ihr Sinn für Eigenverantwortung und Engagement sowie Ihre exakte, strukturierte Arbeitsweise und Sensibilität beim Umgang mit Menschen und vertraulichen Informationen zeichnen Sie weiters aus
  • Sie sind eine lösungsorientierte, kommunikationsstarke Persönlichkeit mit langem Atem und sorgfältiger, umsichtiger sowie eigenständiger und ergebnisorientierter Arbeitsweise
  • Als Teamplayer*in haben Sie darüber hinaus einen ausgeprägten Wunsch nach einem dynamischen Arbeitsumfeld und kultureller Diversität
  • Und bei aller Seriosität: Sie sind wie Sie sind und lachen – wenn Ihnen danach ist - liebend gerne!


DAS BESONDERE AN DIESER POSITION

  • Ihre Position ist im Fachbereich eine neugeschaffene: vielseitig, abwechslungsreich, eigen-verantwortungsvoll mit hohem Gestaltungsspielraum
  • Ihr Arbeitgeber ist ein weltweit tätiges Unternehmen mit vielversprechenden Projekten
  • Darüber hinaus sind Sie laufend in Kontakt mit Expert*innen auf weltweiter Ebene
  • Unser Klient bietet für diese unternehmens- und erfolgsrelevante Position mit Einstufung auf „Manager“-Level eine kompetitive Bezahlung von rund EUR 70.000 (Jahresbruttogehalt) plus 15% Jahresbonus - abhängig von Ihren positionsrelevanten Qualifikationen und Erfahrungen, Weiterbildungsmöglichkeiten und attraktive Sozialleistungen (u.a. Vertrauensarbeitszeit, Büro- und Smart Working, Essensgutscheine u.a.)
  • Ein motivierendes Arbeitsklima in einem globalen Team: ein ausgeprägtes Teamgefühl mit hoher Wertschätzung und gelebtem Miteinander warten auf Sie!


HABEN WIR IHR INTERESSE GEWECKT?

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung über unser Karriereportal. Ihre Ansprechpartnerin, Mag. Birgit Wandrak, wird sich nach Erhalt der Unterlagen sehr gerne mit Ihnen in Verbindung setzen.

Wir bitten Sie, uns bei einer DSGVO-konformen Bearbeitung Ihrer Dokumente zu unterstützen und von einer E-Mail-Bewerbung abzusehen.

Apply for this job

Does this job fit your talents and seem right for you? Don't hesitate to apply online now.

Zum Job Inserat

Hauptstandort

Random Phone Number
randomemail@example.com

Ansprechpartner

Klicke hier,
um mit der Karte zu interagieren.

Hauptstandort

Talentor International GmbH

Universitätsring 8
1010 Wien
Österreich

Talentor International GmbH - image

Talentor International GmbH

Wien

Eine Werksleitung in Brasilien, ein IT-Geschäftsführer in Polen, eine Vertriebschefin für die Schweiz: Wenn Unternehmen Führungskräfte suchen, die sich auf dem heimischen Markt allein schwer finden lassen, kommt Talentor ins Spiel. Von Wien aus koordiniert die Talentor International GmbH ein Netzwerk aus Personalberatern, das nach eigenen Angaben in mehr als 40 Ländern aktiv ist. Die Drehscheibe dieses Netzwerks sitzt am Universitätsring im ersten Wiener Bezirk.

Talentor ist auf Executive Search spezialisiert, also auf die Suche nach Fach- und Führungskräften für das mittlere und obere Management. Gestartet ist die Idee 2003 in Finnland, als sich Personalberater aus dem Norden und dem Baltikum zusammenschlossen. 2012 übernahm die österreichische Recruiting-Firma epunkt die Struktur und baute Wien zur zentralen Steuerung des Netzwerks aus. Heute zählt sich Talentor zu den weltweit rund 40 größten Executive-Search-Netzwerken mit unabhängigen Partnern. Die einzelnen Partnerbüros stehen vor Ort: Sie kennen ihren Markt, ihre Sprache, ihre Kandidaten. Die Wiener GmbH hält das zusammen. Mal geht es um eine Führungsposition in der Industrie, mal um Life Sciences, mal um eine Besetzung im Finanzbereich. Das Versprechen an die Kunden lautet, fast jede Anfrage über das internationale Netzwerk lokaler Partner abdecken zu können. Wer für die Wiener Gesellschaft arbeitet, sitzt damit an einer ungewöhnlichen Stelle. Statt einzelne Mandate selbst abzuwickeln, dreht sich die Arbeit hier um das Netzwerk als Ganzes: Partner gewinnen und einbinden, Qualität sichern, Marketing, gemeinsame Standards. Die Geschäfte führt Sabine Steiner-Winitzky. Anders als bei Netzwerken mit wechselnder Führung setzt Talentor bewusst auf ein festes Team, das sich in Vollzeit nur um Wachstum und Betreuung der Partner kümmert. Bis 2027 will das Netzwerk auf 50 Partner wachsen. Für die Menschen, die im Netzwerk arbeiten, gibt es eigene Formate: ein Entwicklungsprogramm namens Leaders4tomorrow, eine AI Masterclass zum Wissensaustausch und zweimal im Jahr ein Partnertreffen, bei dem sich die Berater aus den verschiedenen Ländern persönlich sehen. Die genaue Mitarbeiterzahl der Wiener Gesellschaft macht das Unternehmen öffentlich nicht zugänglich. Was öffentlich ist: ein internationaler Zuschnitt, eine über zwei Jahrzehnte gewachsene Marke und ein Sitz mitten in Wien.

Klicke hier,
um mit der Karte zu interagieren.

Hauptstandort

Talentor International GmbH

Universitätsring 8
1010 Wien
Österreich