(Sr.) Site Activation Specialist (m/w/d), office-based in Vienna, Austria

IQVIA Commercial GmbH & Co. OHG
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IQVIA currently offers the exciting opportunity for a (Sr.) Site Activation Specialist (m/w/d) to work in the Country Site Activation Department in our Vienna office Austria.

In this role you will perform tasks at a country level associated with clinical research site activation activities in accordance with applicable local and/or international regulations, standard operating procedures, project requirements and contractual/budgetary guidelines.

Your responsibilities might include:

  • Serve as Single Point of Contact in assigned studies for investigative sites, RSU Team Lead, Clinical Operations, Feasibility, Site Identification, Project Management and the client.
  • Ensure adherence to standard operating procedures (SOPs), work instructions, quality of designated deliverables and to project timelines.
  • Perform Regulatory, Start-up and Maintenance activities according to applicable regulations, SOPs and work instructions.
  • Review, prepare and negotiate site contracts and budgets with sites. Prepare site regulatory documents, reviewing for completeness and accuracy. Perform quality control of documents provided by sites.
  • Complete and submit approval request documents to Local Regulatory and Ethical Committees. Ensure regulatory documents and approvals are granted, IP Release authorized and specific project deliverables are completed.
  • Review, track and follow up the progress, the approval and execution of documents, including contracts, regulatory, ethics ICF and IP Release documents, in line with project timelines.
  • Ensure accurate completion and maintenance of internal systems, databases and tracking tools with project specific information.
  • Review, establish and agree on project planning and project timelines. Ensure overall project efficiency and adherence to project timelines. Ensure monitoring measures are in place and implement contingency plan as needed.
  • Review and provide feedback to management on site performance metrics.

Qualifications:

  • University Degree in life science or other scientific discipline or apprenticeship in health care or as legal secretary / paralegal.
  • Clinical research experience, preferable in study start-up, alternatively an equivalent combination of education, training and experience.
  • Knowledge of applicable clinical research regulatory requirements i.e., Good Clinical Practice (GCP) and International Conference on Harmonization (ICH) guidelines.
  • Fluent language skills in German (on at least C1 level) and a good command of English.
  • Strong written and verbal communication skills.
  • Attention to detail and ability to work on multiple tasks and prioritize.

What you can expect:

  • Supportive leaders, mentors and teams.
  • Resources that promote your career growth.
  • Dynamic work environments that expose you to new experiences.
  • Flexible working schedule and home-office.
  • Competitive salary, bonus system, pension and more.
  • Monthly gross salary: starting at 3.000 EUR basic - an overpay according to skills and working experience is possible.

Whatever your career goals, we are here to ensure you get there!

Please apply with your English CV and motivation letter.

IQVIA is a leading global provider of clinical research services, commercial insights and healthcare intelligence to the life sciences and healthcare industries. We create intelligent connections to accelerate the development and commercialization of innovative medical treatments to help improve patient outcomes and population health worldwide. Learn more at https://jobs.iqvia.com

IQVIA is committed to integrity in our hiring process and maintains a zero tolerance policy for candidate fraud. All information and credentials submitted in your application must be truthful and complete. Any false statements, misrepresentations, or material omissions during the recruitment process will result in immediate disqualification of your application, or termination of employment if discovered later, in accordance with applicable law. We appreciate your honesty and professionalism.

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IQVIA Commercial GmbH & Co. OHG

Wien

Welche Therapie hilft welchen Patienten, und kommt das richtige Medikament auch dort an, wo es gebraucht wird? An diesen Fragen arbeitet IQVIA. Die IQVIA Commercial GmbH & Co. OHG ist die deutsche Gesellschaft des Konzerns und sitzt in Frankfurt am Main. Dahinter steht eine Gruppe mit rund 93.000 Beschäftigten in mehr als 100 Ländern.

Drei Geschäfte greifen bei IQVIA ineinander. Das Unternehmen wertet große Mengen anonymisierter Gesundheits- und Marktdaten aus und macht daraus Berichte und Analysen, auf die sich Pharmahersteller, Kliniken und Krankenkassen bei ihren Entscheidungen stützen. Als Auftragsforschungsinstitut plant und betreut IQVIA außerdem klinische Studien, mit denen neue Wirkstoffe ihre Wirksamkeit belegen müssen, bevor sie zugelassen werden. Und drittens berät die Firma Hersteller von Arzneimitteln und Medizintechnik, wenn ein Produkt auf den Markt kommt und seinen Weg zu Ärzten und Patienten finden soll. Die Kundschaft kommt entsprechend vor allem aus der Life-Sciences- und Gesundheitsbranche, dazu Krankenkassen, Behörden und Verbände.

Das heutige IQVIA entstand 2016 aus dem Zusammenschluss zweier Schwergewichte: Quintiles, einem Auftragsforschungsinstitut, und IMS Health, einem Spezialisten für Gesundheitsdaten und Marktforschung. Den Namen IQVIA trägt der Konzern seit 2017. Die globale Zentrale liegt im US-amerikanischen Durham, North Carolina. 2025 lag der Umsatz der Gruppe bei rund 16 Milliarden US-Dollar. Diese Größe schlägt sich auch in Deutschland nieder. Den Sitz hat die Gesellschaft in Frankfurt am Main, weitere Büros gibt es unter anderem in Berlin, Köln und Mannheim.

Für Bewerberinnen und Bewerber ist das Spektrum breit. Datenanalystinnen und Berater werten Marktzahlen aus und übersetzen sie in Empfehlungen für Pharmakunden. Clinical Research Associates begleiten Studien an den Prüfzentren, von der ersten Planung bis zur Auswertung. Daneben sucht das Unternehmen regelmäßig Fachleute für Vertrieb, IT und Projektmanagement. Wer hier einsteigt, arbeitet selten nur national: Projekte laufen oft über Länder- und Zeitzonengrenzen hinweg, weil die Kunden global aufgestellt sind. Geführt wird die deutsche Gesellschaft von Dr. Frank Wartenberg als Vorsitzendem und Karsten Immel. Wie viele Menschen genau in Deutschland für IQVIA arbeiten, weist das Unternehmen öffentlich nicht aus. Die Arbeit selbst lässt sich aber gut greifen: Sie sorgt dafür, dass aus Gesundheitsdaten belastbare Grundlagen für Forschung, Zulassung und Versorgung werden.

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