Junior Facility Management Specialist

Novartis Holding GmbH
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Junior Facility Management Specialist

Summary

Supports the Industrial Park Facility Management team in the delivery and continuous improvement of the service portfolio and internal operational processes. The role focuses on reliable execution, coordination and structured support activities, while contributing to process efficiency and transparency.

Major Accountabilities

  • Coordinate and monitor assigned Industrial Park facility services, ensuring smooth day-to-day operations.
  • Maintain accurate operational data, service documentation, trackers, and contract-related records.
  • Support SLA/KPI monitoring and provide reporting inputs for performance reviews and decision-making.
  • Act as a key coordination point between tenants, internal stakeholders, and external service providers.
  • Track operational issues, open actions, and follow-up activities to ensure timely resolution.
  • Prepare standard reports, presentations, meeting documentation, and support structured administrative workflows.
  • Ensure data quality, completeness, accuracy, and timely updates across systems and reporting tools.
  • Drive continuous improvement by identifying optimization opportunities and supporting the implementation of standardized processes, tools, templates, and AI-enabled solutions.

Minimum requirements

  • Bachelor's degree or comparable education, for example HAK Matura with relevant work experience.
  • Initial experience, for example internships or working student roles, in Facility Management, Operations or Project Management is an advantage.
  • Strong organizational and structured working style.
  • Ability to manage multiple topics in parallel.
  • Analytical mindset and affinity for data.
  • Solid MS Office skills, Excel essential and Power BI beneficial.
  • Very good German and English language skills.

Benefits and Rewards

At Novartis, we are committed to reimagining medicine together and rewarding the people who make it happen.

The rewards of being part of our team go far beyond base pay and incentives. We also offer a variety of competitive benefits in kind to help you thrive personally and professionally, such as insurance plans, retirement plans, wellbeing resources and global recognition programs. In addition, we provide flexible and hybrid working options, where possible, and a minimum of 14 weeks paid parental leave.

Expected Annual Base Salary Range for role: 48,483 - 78,100 EUR.

In addition to your base salary, you may be eligible for a performance-based bonus depending on certain performance parameters. Further details will be provided during the application process.

Read more about the global total rewards offering: Novartis Life Handbook

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Jakov-Lind-Straße 5 Top 3.05
1020 Wien
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Novartis Holding GmbH

Wien

Rund 3.300 Menschen arbeiten in Österreich für Novartis. Sie tun das an drei Orten: in Kundl und Schaftenau in Tirol, wo Wirkstoffe aus Zellkulturen entstehen, und in Wien, wo daraus zugelassene Medikamente werden. Über diesen Standorten steht die Novartis Holding GmbH mit Sitz in Wien-Leopoldstadt, die die österreichischen Novartis-Gesellschaften bündelt und der Novartis AG in Basel gehört.

In Kundl ging im Oktober 2025 eine neue Zellkulturanlage in Betrieb. Sie produziert monoklonale Antikörper, also große Moleküle, die gegen Autoimmun- und rheumatische Erkrankungen sowie Multiple Sklerose eingesetzt werden. 1,8 Millionen Liter Fermentationsvolumen pro Jahr. Zusammen mit der Schwesteranlage im nahen Schaftenau, die 2024 anlief, zählen die beiden Werke nach Angaben des Unternehmens zu den produktivsten im weltweiten Novartis-Netzwerk. Dahinter steht eine im Februar 2024 angekündigte Investition von rund 500 Millionen Euro, mit der 350 neue Arbeitsplätze in Tirol entstehen, 180 davon in Kundl und 165 in Schaftenau.

In Wien sieht der Arbeitstag anders aus. Hier bearbeiten Teams Zulassungsdossiers, überwachen die Arzneimittelsicherheit und beantworten medizinische Fachanfragen von Ärztinnen und Apothekern. Entsprechend weit reicht das Berufsspektrum über die Pharmazie hinaus. An den Anlagen in Tirol stehen Chemieverfahrenstechnikerinnen und Mechatroniker, im Labor prüft die Qualitätssicherung jede Charge, dazu kommen Rollen in Supply Chain, Einkauf und Personalentwicklung.

Lehrlinge bildet Novartis in Österreich seit 1954 aus. Fünf Lehrberufe stehen zur Wahl. Wer etwa in der Labortechnik für Biochemie und Biotechnologie beginnt, lernt im Betrieb, in der Berufsschule und im firmeneigenen Training Center in Kundl. Die beiden Tiroler Standorte gehören damit zu den größten Ausbildungsbetrieben der Region.

Das internationale Top Employers Institute hat Novartis Österreich für 2026 zum achten Mal in Folge als Top Employer zertifiziert, mit rund 98 Prozent im Bereich Organisation, digitale HR und Arbeitsumfeld. Konkret bedeutet das unter anderem 14 Wochen bezahlte Elternzeit für Mütter und Väter, Kinderbetreuung am Standort, Sabbaticals von bis zu einem Jahr und eine Kostenübernahme von 25 bis 100 Prozent für Weiterbildungen. Die Holding selbst führt keine eigenen Beschäftigtenzahlen, angestellt sind die Mitarbeitenden bei den operativen Gesellschaften. Der Tiroler Campus soll ab 2026 CO2-neutral produzieren.

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